SÅDAN SAMARBEJDER VI

Når vi har aftalt hvilken bogføringspakke, du har brug for, og lagt en plan for hvordan processen skal forløbe, så starter det egentlige samarbejde. Herfra er det eneste, du selv skal gøre, at indarbejde en rutine med at få sendt dine bilag, og så ellers fortsætte dit daglige arbejde i tryg forvisning om, at jeg tager mig godt og sikkert af din bogføring.

Arbejdet udfører jeg på mit eget kontor, men kommer gerne forbi din virksomhed, hvis vi har brug for at mødes.

Du kan aflevere dine bilag på 3 måder:

• Scanne dem ind og maile dem til mig
• Scanne dem ind og lægge dem i en fælles Dropboxmappe
• Sende eller aflevere dem fysisk

Dine bilag beskriver bevægelserne i din virksomhed og skal bogføres, så regnskabet udviser et sandfærdigt billede. De bilag, der dokumenterer dette er f.eks.

• Dokumenter for køb og salg: Fakturaer, kvitteringer og boner m.m.
• Kontoudtog fra banken, evt. kasserapporter
• Lønsedler og ansættelseskontrakter
• Låne/leasingpapirer
• Lejekontrakter

• Saml månedens bilag.
• Print et kontoudtog ud fra banken og tjek om du har bilag til alle bevægelser. Mangler der bilag, så skriv en forklaring.
• Har du selv lagt ud for noget? Skriv det på bilaget. Evt. ”Udlæg” + navn hvis andre har lagt ud.
• Ved repræsentation: Skriv navn på deltagerne.
• Ved gaver: Skriv navn på gavemodtageren.
• Hvis det ikke direkte fremgår af bilaget: Skriv hvad det er, eller hvad det skal bruges til.
• Kontoudtog eller rykkere kan ikke bruges som bilag. Skaf den originale faktura, hvis den mangler.
• Rejseudgifter - skriv rejsemål og formål på bilagene.
• Små boner kan hæftes på enten et udgiftsbilag eller en A4 side.
• Hvis du har brug for at skrive noget på bilaget, så skriv det helst på forsiden.

Aflevering foregår løbende. Nogle sender dagligt, andre samler sammen og sender hver 14. dag eller én gang om måneden. Af vores samarbejdsaftale fremgår det, hvornår du senest skal have sendt månedens bilag til mig, så jeg kan have månedens bogføring klar til aftalt tid.

Har du brug for at se nogle af dine bilag, scanner jeg dem gerne og mailer dem til dig. Ved årets udgang afleverer jeg bilagsmapperne (med mindre alle bilag ligger elektronisk i regnskabsprogrammet) og en evt. revisormappe til dig eller din revisor. Du aftaler direkte med revisoren, om de eller du selv opbevarer materialet efter endt revidering. Husk at du skal opbevare regnskab og bilag 5 år regnet fra udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører – uanset om det er fysisk eller elektronisk.

BANK: Vil du slippe for at trække et kontoudtog til mig hver måned, så kan du oprette en kiggeadgang til mig. Det er lidt forskelligt fra bank til bank, men det er ret enkelt at oprette. Din bankrådgiver kan hurtigt lave den.

Skal jeg betale dine regninger/kreditorer, skal jeg have en adgang til en konto, jeg kan betale ud fra. Det er også din bankrådgiver, der opretter adgangen.

MOMS: For at kunne indberette moms, skal jeg have adgang til din skattemappe. SKAT har lavet et smart system, som gør at andre kan få adgang til at se og rette, samtidig med at det bliver registeret hvem, der lavede ændringen. For at give adgang, skal du logge på tast-selv på www.skat.dk. Du kan se hvordan du trin for trin gør her.

Du får aldrig mere kedelige overraskelser med for sent betalt moms. Jeg holder styr på SKATs deadlines for dig, beregner din moms og indberetter den til SKAT i god tid. Hvis jeg ikke selv har adgang til at betale, sender jeg en reminder til dig et par dage inden fristen for betaling af eventuel skyldig moms.

Hvis jeg skal lave løn for dig, skal jeg - ud over opstartsinformationer som navn, cpr.nr., ansættelseskontrakt, oplysning om pension m.m. - hver måned have information om timetal for timelønnede, besked om afholdt ferie og evt. udlæg eller tildeling af eller ændring i personalegoder. Personalegoder kan f.eks. være: Bespisning, fri avis, profilbeklædning, frikort til befordring, bil, telefon og lån af sommerhus. Kommer der nye ansatte til, skal opstartsinfo være til rådighed senest den 20. i måneden.

Løn er ikke en del af bogføringspakkerne og prisen aftales individuelt.

Jeg bogfører i regnskabsprogrammet e-conomic, der er et af de mest benyttede regnskabsprogrammer i Danmark.
Abonnementet til e-conomic er med i din månedspris, men har du brug for selv at have adgang til programmet – f.eks. for at kunne fakturere, afregner du direkte med e-conomic. Jeg hjælper dig selvfølgelig med at vælge hvilken pakke du har brug for, og opretter dig som bruger.
Strukturen er let at finde rundt i, og jeg underviser dig gerne i, hvordan du gør.  Du kan læse om e-conomics regnskabspakker her.

MIG: DIN KONTORHJÆLP står til rådighed alle arbejdsdage – ferie undtaget. Der vil naturligvis være dage med møder og kurser, hvor jeg ikke træffes, men som regel vil du høre fra mig samme dag – eller senest dagen efter din henvendelse.

DIG: Jeg har nogle gange brug for et hurtigt svar, og det er derfor vigtigt, at jeg kan få fat i en person med beslutningskompetencer i løbet af 1-2 dage. Ved indgåelse af samarbejdsaftale oplyser du mig, hvem der er min kontaktperson/kontaktpersoner.

Din Kontorhjælp udsender faktura én gang månedligt.

Tavshedspligt er naturligvis en selvfølge.

Såfremt en af os ønsker at afbryde samarbejdet, skal dette meddeles skriftligt. Opsigelsesvarsel er for begge parter 30 dage fra udgangen af en måned. Ved ophør af samarbejde sørger jeg for, at du har adgang til både bilag og regnskab.

JA TAK, JEG VIL GERNE HAVE HJÆLP TIL BOGFØRING OG FÅ MERE TID TIL AT DRIVE MIN VIRKSOMHED!

RING PÅ TLF. 40 600 192, SEND EN MAIL TIL MARGIT@DINKONTORHJAELP.DK ELLER BRUG KONTAKTFORMULAREN HER.